Jika perusahaan Anda menggunakan dan bergantung pada berbagai dokumen dan catatan-catatan penting, Anda mungkin akan merasa kewalahan untuk mengaturnya dan juga akan khawatir bagaimana nanti sistem keamanannya. Dari sini sudah jelas sekali bahwa Anda membutuhkan Document Management System (DMS) atau Dokumen Manajemen Sistem.
Bayangkan pada zaman dahulu, sebelum masuknya era digitalisasi, dimana banyak perusahaan masih menggunakan kertas dalam penyimpanan manual dan pastinya banyak hal yang buruk terjadi seperti kehilangan banyak waktu, dokumen yang mudah hilang atau rusak.
Apa itu Document Management System (DMS) ?
Jadi, apa itu DMS? DMS singkatan dari Document Management System yaitu jenis perangkat lunak (Software) yang dirancang khusus untuk mengelola dokumen seperti menangkap, menyimpan, mengambil dan mendistribusikan dokumen digital atau file-file penting di perusahaan Anda.
Dengan DMS semua menjadi mudah, cepat dan efisien, tidak perlu menunggu waktu lama, hanya menggunakan perangkat lunak dengan komputer atau laptop dan koneksi internet, pekerjaan Anda bisa sangat efisien.
Fungsi dan manfaat Document Management System
Ada banyak sekali manfaat menggunakan aplikasi canggih ini yang dapat mengelola dokumen perusahaan Anda, dan berikut adalah salah satu Manfaat dari DMS atau Document Management System
Menghemat ruang penyimpanan
Biaya untuk menyimpan dokumen kertas di dalam perusahaan sangat cepat bertambah, karena biasanya di dalam perusahan setiap dokumen fisik apapun akan disimpan di dalam rak-rak yang tersusun rapi.
Salah satu laporan menemukan bahwa penyimpanan dokumen fisik dapat memakan sekitar 15 persen dari total ruangan di dalam kantor, jika kantor Anda tidak besar, maka perusahaan Anda harus sewa ruangan kosong lagi untuk alokasi penyimpanan dokumen fisik dan itu memakan anggaran yang cukup besar.
Dengan DMS menjadi solusi ketika perusahaan Anda tidak memiliki cukup ruangan bukan hanya itu file-file dokumen digital yang tersimpan bisa sangat banyak sekali bahkan tidak terbatas dengan sekali klik, dan pastinya lebih rendah biaya anggarannya.
Menawarkan Pencadangan (Backup) atau Pemulihan Dokumen (Recovery)
Tahukah Anda, bahwa menyimpan dokumen fisik bukan saja mahal tetapi juga berisiko. Seperti kebakaran, banjir dan gempa bumi serta bencana lainnya yang mengakibatkan hancurnya atau hilangnya dokumen-dokumen dari perusahaan, jika itu terjadi maka akan sangat sulit memulihkan file penting.
Dengan menyimpan dokumen secara digital atau elektronik dalam sistem manajemen dokumen, terutama yang berbasis cloud, dengan sistem yang ada memungkinkan adanya backup dan recovery, jadi secara cepat file dokumen bisa kita kendalikan dengan mudah.
Meningkatkan Alur Kinerja dan Menjadi Lebih Produktif
Dalam survei yang dilakukan oleh Nintex terhadap 1.000 responden, ada 49 persen mengatakan mereka sangat kesulitan menemukan dokumen, lalu ada 43 persen menghadapi kesulitan untuk berbagi dokumen dan 33 persen mengalami masalah dengan pembuatan dan pengeditan dokumen.
Maka dengan sistem DMS alur kinerja jadi lebih produktif dan cepat, tidak ada lagi masalah dengan kesulitan menemukan, membagikan dan membuat serta mengedit dokumen perusahaan, dan menyimpannya dan mencarinya dengan cepat.
Meningkatkan Kolaborasi
Menurut survey tahun 2015, ada 75 persen dari sebuah tim tidak produktif dengan baik diakibatkan sistem yang tidak memudahkan, dan semua tentang kolaborasi.
Dengan DMS dari karyawan serta berbagai departemen atau kantor cabang dapat berkolaborasi dan berbagi mengerjakan dokumen secara bersamaan dengan cepat dimana saja dan kapan saja.
Menghemat Waktu dan Uang
Mengelola file kertas sangat memakan waktu dan mahal, dan secara produktivitas akan terasa lambat tanpa software seperti DMS, apalagi karyawan yang sangat disibukan hanya dengan mengurusi kertas dan dokumen-dokumen fisik yang memang menyita waktu dan biaya jam kerja jadi tidak efisien.
Dengan sistem DMS yang tersimpan di Cloud pastinya dapat menghemat waktu dan Uang.
Tips Mengelola Dokumen Digital
Untuk mengelola dokumen digital, sebaiknya Anda harus memahami dasar cara kerja dari Document Management System, dan setiap aplikasi memiliki fitur dan tujuan masing-masing. Namun dengan demikian biasanya sistem DMS dipastikan hampir memiliki fitur yang mirip-mirip satu sama lain.
Salah satunya adalah pastikan mudah dioperasikan sistemnya, aplikasi dapat terhubung dengan jaringan internet, pencarian dokumen mudah dan cepat, informasi dan keamanan baik, dapat menyimpan, mengambil, mengedit dokumen dengan mudah.
Di perusahan kami DCB memiliki sistem DMS yang sangat lengkap, bukan cuma mengelola dokumen, tapi lebih dari itu yaitu E-LAW aplikasi hukm di sebuah perusahaan yang memiliki divisi hukum. Selengkapnya Klik Disini menuju halaman E-LAW
